جايگاه روابط عمومي وضرورت آن درسازمان ها

ابتدا براي آنکه روابط عمومي و جايگاه آنرا بهتر بشناسيم وبه ضرورت آن باور داشته باشيم، لازم است اول تعريفي از آن ارائه نماييم. صاحب نظران براي روابط عمومي تعاريفي ذكر نمودند كه مهمترين آن عبارتنداز:

روابط عمومي پل ارتباطي مردم و سازمان  

 روابط عمومي آيينه تمام نماي سازمان براي مردم

روابط عمومي آيينه تمام نماي مردم براي سازمان

روابط عمومي مجراي تنفسي سالم سازمان پويا

روابط عمومي تعديل کننده افکار عمومي

 روابط عمومي تعديل کننده تصميمات و برنامه هاي سازمان.

امروزه يکي از تعاريف پذيرفته شده و مورد توافق درباره روابط عمومي اين است كه«روابط عمومي مديريت ارتباطات بين سازمان و گروههاي اجتماعي مرتبط است» بر اين اساس، روابط عمومي ، ميانجي بين سازمان و گروههاي اجتماعي ( داخلي و بيروني)است. روابط عمومي در اين بخش بايد بتواند بين منافع سازمان و منافع گروههاي اجتماعي هماهنگي ايجاد کند و اين هماهنگي ضرورتاً بايد همسنگ و همتراز باشد ، چرا که هر سازماني صرف نظر از نوع وظايف وفعاليت ها ، محتاج تنظيم ارتباطات خود با مخاطبان و بهره مندان از خدمات و محصولات آن است .

اولين چيزي که در ذهن تداعي مي شود آن است که روابط عمومي در کجاي سازمان قرار گرفته؟

رابطه مديريت با روابط عمومي يک رابطه افقي و همسطح است اگر اين رابطه عمودي و از بالا به پايين باشد روابط عمومي نمي تواند معجزه کند. برخي صاحب نظران وظيفه يک مسئول روابط عمومي با تدبير و دانا را اين مي دانند که قدرت توجيه مشکلات مدير سازمان را داشته وبرحل آن فائق آيد. به نظر آنها روابط عمومي مهره اي از مهره‌هاي مديريت نيست اگر چه بازوي اجرايي آن است و بايد به عنوان يک فرد حرفه اي فاصله و استقلال خود را حفظ کند .

ازطرفي نهاد روابط عمومي براي اثر گذاري و ايفاي نقش مؤثرتر نيازمند تغيير نگرش، متناسب با نياز هاي زمانه است و پذيرش مسئوليت در آن بايد توأم با دلبستگي و عشق باشد که با چاشني عقل و انديشه و برنامه ريزي و پيگيري به بار بنشيند. نگرش بنيادي و ريشه اي در روابط بسيار مهم است و هدف هاي آينده در هر مقطع زماني، بايد از پيش ترسيم شود زيرا نگاهي که در روزمرگي اسير شود گرفتار انجماد و ايستايي خواهد بود بر اساس تجارب علمي و توصيه هاي علمي مناسب ترين حرکت ها در روابط عمومي ، برنامه هايي است که دست کم يک دوره چند ساله را پوشش دهد .

تا همين سالهاي اخير در ترکيب هيئتهاي مديره شرکتهاي اقتصادي جايي براي مديران روابط عمومي نبود ، چون نهاد روابط عمومي نتوانسته بود نقش خود را در توسعه انساني و صنعتي اثبات کند . اما امروز کمترهيئت مديره اي است که خود را از ديدگاههاي ارتباطي بي نياز بداند و نقش روابط عمومي را ناديده بگيرد به اين ترتيب مشاهده مي کنيم که تغيير نگرش آغاز شده لازم است تا رسيدن به مقصد نهايي ، اين فرايند را تقويت و تکميل کنيم تا گوهر ارتباط مورد نياز شکل گيرد و آثار خود را به ظهور رساند.

يكي از مهمترين عواملي که جايگاه يک سازمان و موسسه را در ميان افکار عمومي جامعه تقويت مي کند، وجود يک روابط عمومي منسجم و قدرتمند است که مي تواند هر سازمان و موسسه اي را در رسيدن به اهداف خود ياري کند. روابط عمومي يک موسسه و سازمان با مخاطبان خود در دو سطح ارزيابي مي شود كه عبارتند از :

 الف ) توجه به افکار عمومي جامعه اي که در آن جامعه، سازمان مزبور فعاليت مي کند .

 ب ) و ديگري شکل گيري و جهت گيري افکار عمومي به سمت فعاليت هاي سازمان و توجه بيشتر به آن .
بديهي است هر سازماني وظايف و مسئوليت هائي دارد که روابط عمومي نيز بر پايه آن وظايف شکل گرفته و انجام وظيفه مي کند. به عنوان مثال وظايف و جايگاه روابط عمومي در سازمان اقتصادي با وظايف و جايگاه روابط عمومي در يک واحد فرهنگي، خبري و رسانه اي متفاوت است.

بنابراين روابط عمومي در يک ديدگاه تخصصي نوعي مديريت با عملکردي آگاهانه، پيوسته و برنامه ريزي شده است که شکل گيري افکار عمومي منطبق با سياست هاي سازمان را رسالت بزرگ خود مي داند که بر اساس آن مي توان ميان ارکان مختلف سازمان و افکار عمومي حسن تفاهم ايجاد کرد.

آنچه که مورد اشاره قرار گرفت بخشي ازاهميت وجايگاه روابط عمومي در يک سازمان به شمار مي رود. ازاين رو موفقيت و تضمين عملکرد روابط عمومي در اين چارچوب نيازمند صيانت از اهداف روابط عمومي است و اين مهم با شيوه هاي گوناگون و البته ساده تحقق مي يابد:

1- تقويت بدنه کارشناسي روابط عمومي : روابط عمومي بايد بتواند به درستي از امکانات و شرايط محيطي درون سازماني و برون سازماني بهره برداري کند، موقعيت ها را تشخيص دهد و در جهت حل مسائل سازمان تلاش کند. همه اينها مستلزم بدنه کارشناسي قوي و مطمئني است که اساسا با وجود نيروهاي متخصص و کارآمد روابط عمومي امکان پذير است.

2- برنامه ريزي، سياستگذاري و تدوين راهکارهاي جدي در روابط عمومي :
سياستگذاري به منظور انعکاس اهداف سازمان و برقراري ارتباط ميان مردم، نخبگان و رسانه ها با سازمان و همچنين اطلاع رساني درباره عملکرد سازمان، ضرورت وجودي روابط عمومي در کنار مديريت سازمان را توجيه مي کند و همه اين موارد صرف نظر از ساير وظايف روابط عمومي در حوزه هاي تبليغات، امور فرهنگي، اطلاع رساني و ... است که البته نبايد آنها را ناديده گرفت و در هر سازمان متناسب با سياست هاي سازمان طراحي و اجرا مي شود.

3- ايده پردازي و خلاقيت: روابط عمومي محلي است براي طرح ايده هاي جديد و فکرهاي سازنده، خلاقيت و به روز رساني فعاليت ها. از مقتضيات اين مهم آن است که اين باور در سازمان به وجود آيد و مورد حمايت و هدايت بالاترين مقام سازمان قرار گيرد.

4- استفاده از آخرين و جديدترين تکنولوژي هاي ارتباطي و اطلاع رساني:  بديهي است در سالهاي اخير تحولات شگرف و پيشرفته اي در حوزه ارتباطات و اطلاع رساني ايجاد شده است. متناسب با اين پيشرفت ها، سرعت انتشار اخبار و اطلاعات شتاب فزاينده اي داشته است. شبکه هاي خبري و اطلاع رساني از يک سو و مخاطبان  (در هر يک از سطوح اجتماعي)  از سوي ديگر، همواره بر سرعت انتشار اطلاعات يا سرعت دسترسي به اخبار تاکيد دارد. اطلاع رساني که از وظايف اصلي رسانه ها بوده است، با رشد فزاينده تکنولوژي،

به عنوان يک فعاليت جنبي يا تخصصي توسط همه افراد با آگاهي ها، دانش و تخصص هاي متفاوت انجام مي شود که مي توان به عنوان نمونه به شبکه هاي اطلاع رساني، کامپيوتري، اينترنتي، وبلاگ نويسي و ... اشاره کرد. همه اينها توجه روابط عمومي يا به عبارت ديگر مديريت سازمان را به اين نکته جلب مي کند که در عرصه رقابت اطلاع رساني تلاش فزاينده اي جهت حفظ جايگاه روابط عمومي و سازمان ضروري است .

در يک جمع بندي مختصر، بايد گفت تعمق در نقش راهبردي روابط عمومي در يک سازمان و جايگاه مناسب آن در تشکيلات اداري آن سازمان، عامل مهم تقويت جايگاه روابط عمومي است. امروزه در اغلب کشورهاي صنعتي و پيشرفته، روابط عمومي به موازات ساير ارکان مهم يک سازمان از قالب يک واحد کوچک سازماني خارج شده و به عنوان مجموعه اي از افراد، جايگاه ها و تخصص ها با برنامه ريزي قوي و منسجم وظايف خود را انجام مي دهد. در حالي که در بسياري از ساختارهاي اداري ما روابط عمومي به عنوان يک واحد سازماني فرعي اداري يا تدارکاتي منظور شده که در اين صورت نمي تواند نقش موثري ايفا کند .
بنابراين مهمترين نقش ايفا شده توسط روابط عمومي همواره در سازمان هائي بوده است که روابط عمومي در جايگاه سازماني بالا، حتي پس از عالي ترين مقام سازمان و زير نظر مستقيم ايشان بوده است .

5- شكي نيست كه در عصر ديجيتال وبراي تحقق اهداف سازماني روابط عمومي وظيفه داردكه نقاط ضعف وقوت درون سازمان را بشناسد واز فرصت ها وتهديد ها ي برون سازماني نيز مطلع باشد تا بتواند با اطلاع رساني شفاف وواقعي وپرهيز از بزرگ نمايي وتعريف وتمجيد غير واقعي زمينه تصميم گيري وتصميم سازي مناسب را در سازمان فراهم نمايد.

                                             باتشگرروابط عمومی حج وزیارت استان کهگیلویه وبویراحمد